CODICE DEONTOLOGICO E NORME DI AUTOREGOLAMENTAZIONE
DISPOSIZIONI PRELIMINARI:
Il presente Codice contiene i principi deontologici e le norme di autoregolamentazione che il Broker deve osservare nell’esercizio dell’attività a tutela della correttezza dei comportamenti e della qualità dei servizi prestati a beneficio dei clienti finali. Le disposizioni che seguono sono finalizzate a potenziare la qualità del mercato della distribuzione assicurativa, valorizzando le competenze del Broker attraverso la promozione di canoni di comportamento omogenei nei rapporti con clienti, colleghi e compagnie. Il Broker è tenuto a conoscere il Codice, a rispettarlo e a non tollerare comportamenti, diretti o indiretti, contrari al contenuto dello stesso. A tal fine, è tenuto a diffondere il Codice anche al proprio interno e a far sì che i propri dipendenti e collaboratori si conformino ad esso.
Fermo il rispetto della normativa vigente, le disposizioni del Codice in materia di rapporti con i clienti e passaggio di portafoglio non trovano applicazione nei rapporti con clienti di natura pubblica, o ad essi assimilati, soggetti a procedure di gara o ad altre procedure di selezione del prestatore di servizi stabilite dalla legge e/o dalla normativa secondaria. Le previsioni che seguono sono integrative e complementari a quelle contenute nello Statuto dell’Associazione, dal quale derivano il carattere cogente e le sanzioni. Il presente Codice può essere soggetto a variazioni in conseguenza di modifiche normative nazionali
e/o internazionali, orientamenti delle Autorità di Vigilanza competenti, nonché mutamenti nella prassi e negli usi. Il Broker si impegna a rispettare quanto prescritto dal presente Codice. Le trasgressioni daranno luogo all’applicazione delle sanzioni disciplinari previste dallo Statuto dell’Associazione. La Segreteria Generale dell’Associazione è incaricata di ricevere ogni segnalazione o reclamo concernente pretese violazioni del presente Codice Deontologico e di Autoregolamentazione Professionale.
PRINCIPI GENERALI:
Il Broker svolge la propria attività nel rispetto dei principi di equità, onesta, professionalità, correttezza e trasparenza nel miglior interesse dei clienti. Opera in libertà, con coscienza e indipendenza di giudizio, non solo nella sostanza, ma anche nella forma, perseguendo standard di elevata precisione, competenza e correttezza, anche quando non specificamente previsti dalle norme. Il Broker rispetta il segreto professionale e agisce in assenza di pregiudizi o pressioni che possano influenzare la sua professionalità, evitando situazioni che possano essere di ostacolo all’adempimento dei suoi doveri. Deve rifiutarsi di sottostare alla volontà di chiunque intenda fargli compiere o avallare azioni professionalmente scorrette o non corrispondenti al proprio giudizio. Agisce in conformità delle norme applicabili a livello nazionale e internazionale, compresi, a puro titolo esemplificativo, la Direttiva UE 2016/97 (c.d. Insurance Distribution Directive o 3 Codice Deontologico IDD), il D. Lgs. 209/2005 (il Codice delle Assicurazioni Private o CAP), il Regolamento IVASS n. 40/2018 (il Regolamento Intermediari), il Regolamento UE 2016/679 in materia di tutela del trattamento dei dati personali (noto con l’acronimo inglese GDPR), il D. Lgs. 231/07 recante norme per la prevenzione del riciclaggio e del terrorismo, il D. Lgs. 231/01 in materia di responsabilità amministrativa degli enti ed in rispetto di ogni altra disposizione primaria e
secondaria rilevante per l’attività esercitata, sulla base del principio di proporzionalità.
ORGANIZZAZIONE DEL BROKER:
Il Broker deve dotarsi di una struttura e un’organizzazione materiale e personale coerente
con le necessità imposte dalla tipologia dei servizi resi e dal quadro normativo di riferimento.
La complessità della sua organizzazione deve essere in ogni caso proporzionata alle
dimensioni e ai volumi realizzati, senza pregiudizio per l’efficace svolgimento della
professione.
Il Broker è responsabile ai sensi di legge del portafoglio assicurativo dallo stesso
intermediato; deve pertanto essere in grado di dedicare le risorse e il tempo necessari allo
svolgimento dell’incarico secondo i migliori standard qualitativi. In quest’ottica, deve
curare con attenzione l’adempimento degli obblighi di aggiornamento professionale e
controllare il rispetto di tali obblighi anche per la propria rete di dipendenti e collaboratori,
accertandosi che siano correttamente applicate le normative vigenti in tema di iscrizione,
requisiti, formalizzazione degli accordi e obblighi di comportamento nella distribuzione
assicurativa.
RAPPORTI CON I CLIENTI
PRINCIPI GENERALI NEI RAPPORTI CON I CLIENTI:
Il Broker persegue l’interesse dei clienti e si astiene da comportamenti in contrasto con essi.
Non deve anteporre i propri interessi alle esigenze del cliente.
La tutela degli interessi dei clienti non può condurre a comportamenti che non siano
improntati a correttezza e lealtà. Il Broker è pertanto invitato a non accogliere richieste dei
clienti che contraddicano questi principi e che siano in contrasto con le norme del presente
Codice.
Il Broker è tenuto a mantenere un livello di competenza specialistica adeguato a garantire
ai clienti l’erogazione di prestazioni secondo i migliori standard qualitativi, prassi e tecniche
professionali nonché in linea con le disposizioni normative di riferimento.
ACQUISIZIONE DELL’INCARICO:
I rapporti fra Broker e cliente sono regolati, di norma, da un incarico formale che potrà
essere sia esclusivo che non esclusivo e riguardare tanto singoli contratti quanto la globalità
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del portafoglio e delle esigenze assicurative del cliente. Ferma la libertà delle parti, è
auspicabile che la data di scadenza contrattuale dell’incarico sia fissata in un’epoca in
cui, per esperienza, si concentri la scadenza prevalente delle polizze, intendendosi per tale
la scadenza contrattuale alla quale corrisponde la parte prevalente dei premi relativi al
portafoglio intermediato dal Broker per il cliente.
È altresì auspicabile che il Broker disciplini con cura il contenuto del proprio incarico e che
la data di efficacia dell’incarico sia antecedente alla data di validità delle polizze
intermediate.
Qualora il Broker intenda limitare economicamente la propria responsabilità, è invitato a
considerare l’opportunità di introdurre specifiche previsioni contrattuali in tal senso,
valutando tutti gli elementi a sua disposizione, compresi il settore assicurativo di riferimento
dell’incarico (es. i “grandi rischi”), la tipologia di clientela (“corporate”) e, in ogni caso, la
rilevanza dei volumi in discussione. Il tutto tenendo conto che le limitazioni non operano nei
rapporti con i clienti rientranti nella categoria dei consumatori.
Prima di accettare un incarico, il Broker è tenuto a considerare se tale accettazione possa
dar luogo a una violazione dei principi espressi nel presente Codice.
Il Broker non accetta l’incarico se ha il sospetto fondato che il cliente sia coinvolto in attività
illecite.
Il Broker è tenuto ad operare secondo scienza e coscienza e ad assumere incarichi che sia
in grado di assolvere, tenuto conto della complessità e di ogni altro elemento utile e
rilevante.
Prima di accettare un incarico, il Broker deve in ogni caso verificare se subentra ad altro
Broker precedentemente incaricato dal cliente. In caso di accettazione di un incarico in
sostituzione di altro Broker, si applicano le previsioni che seguono in materia di Passaggio di
Portafoglio.
Quando accetta l’incarico, il Broker informa immediatamente il cliente dei rispettivi diritti e
doveri nonché dell’esistenza del presente Codice.
ESECUZIONE DELL’INCARICO:
Acquisizione di informazioni dal cliente e ricerca dei prodotti sul mercato
Il Broker è tenuto ad adoperarsi con la massima sollecitudine, competenza e professionalità
per soddisfare le esigenze assicurative dei clienti, valorizzando le proprie conoscenze
specialistiche e la qualità della sua intermediazione.
A tal fine, deve acquisire tutte le informazioni necessarie e utili a valutare efficacemente le
richieste ed esigenze assicurative dei clienti in conformità agli obblighi di legge.
Per la raccolta di informazioni e per la valutazione di coerenza di un prodotto alle richieste
ed esigenze di tutela del cliente, il Broker ha facoltà di utilizzare i modelli eventualmente
predisposti dalle imprese di assicurazione o dalle relative agenzie. Questa circostanza non
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esime il Broker dall’obbligo di valutare preventivamente l’idoneità di tali modelli a
conseguire lo scopo per il quale gli stessi devono essere utilizzati.
Il Broker pone sempre la propria indipendenza e competenza al servizio dei clienti; in
ragione di ciò, anche quando non presta consulenza, deve, di regola, selezionare il
“prodotto” da presentare al cliente dopo aver verificato le offerte di diversi assicuratori, o
l’abbia già effettuata “ex-ante” a fronte di una ricerca di mercato per quello specifico
ambito/attività.
Quando presta il servizio di consulenza, il Broker si impegna a rispettare anche tutte le
disposizioni normative rilevanti in materia.
Resta fermo l’obbligo del Broker di rivolgersi a un mercato di assicuratori affidabili e
debitamente autorizzati all’esercizio dell’attività assicurativa.
Informazioni e comunicazioni ai clienti
Il Broker deve adoperarsi per chiarire al meglio le peculiarità del prodotto individuato,
illustrandone gli elementi essenziali e gli eventuali rischi ad esso connessi nonché ogni altro
elemento utile a consentire al cliente di prendere una decisione informata.
In questo senso, non possono essere rese al cliente informazioni che non rispondano a verità
o che contengano indicazioni fuorvianti, ovvero omettano passaggi fondamentali che
impediscano al cliente una piena comprensione delle caratteristiche del prodotto.
Assistenza
Il Broker è invitato a garantire assistenza continuativa al cliente durante tutta la durata del
proprio mandato; a tal fine è tenuto a mettere a disposizione risorse (persone e tecnologia)
adeguate e dedicate alla gestione del cliente.
Il Broker deve essere disponibile ad accogliere richieste di informazioni e chiarimenti da
parte dei clienti indipendentemente dal fatto che tale attività possa essere funzionale alla
promozione di nuovi prodotti.
È pertanto tenuto a fornire risposte il più possibile puntuali e chiare, sia nella fase
contrattuale sia nella fase di gestione “post-vendita”. In situazioni ordinarie, le richieste dei
clienti devono essere riscontrate con velocità; il Broker è tenuto a segnalare
tempestivamente eventuali ritardi, qualora prevedibili.
L’assistenza ai clienti dovrebbe estendersi ad ogni comunicazione finalizzata a ragguagliarli
tempestivamente sugli avvenimenti essenziali inerenti i contratti da loro sottoscritti o i servizi
assicurativi fruiti.
Trasparenza nelle remunerazioni e nei vantaggi indiretti
I Broker riconoscono che un mercato di qualità si connota anche per il fatto che i compensi
previsti per l’intermediario siano adeguati e proporzionati al servizio reso e che non
distorcono o influenzano la prestazione dei servizi da rendere al cliente.
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I Broker riconoscono altresì che un mercato correttamente funzionante non può
prescindere da pratiche commerciali oneste e da una trasparenza informativa sui vantaggi
(economici e non economici) effettivamente conseguiti dall’esercizio dell’attività.
In linea con questi principi, il compenso dei Broker (anche quando pattuito in forma
provvigionale) deve essere sempre commisurato alle peculiarità delle richieste e delle
esigenze assicurative del cliente, alle conoscenze tecniche ed all’impegno necessari e, in
generale, alla complessità della prestazione resa.
Compensi eccessivamente elevati o eccessivamente ridotti rispetto al valore dell’attività
non sono e non possono essere considerati congrui ed opportuni.
L’Associazione ACB invita ad astenersi dalla pratica di scontistiche fondate su “vantaggi
indiretti” occulti, perché lesive della concorrenza, della trasparenza del mercato e degli
interessi dei consumatori e dei clienti in genere.
Trasparenza informativa sui conflitti di interessi
Nell’esecuzione dell’incarico conferito, il Broker non deve perseguire interessi personali in
conflitto con quelli del cliente e dai quali possano derivare pregiudizi al cliente medesimo.
Qualora la situazione di conflitto non possa essere evitata, il Broker è tenuto a gestirla in
modo da prevenire eventuali effetti negativi sul cliente e, quale ultima ratio, è tenuto ad
informare preventivamente, in maniera chiara e diretta, il cliente circa l’esistenza e la
natura del conflitto.
Anche le previsioni di legge stabiliscono che il Broker è tenuto segnalare ai clienti la
presenza di conflitti di interessi (compresi quelli derivanti dalla propria remunerazione) che
potrebbero interferire con l’attività di intermediazione resa.
È da considerare quindi come uno strumento generatore di conflitto di interessi la doppia
attività svolta quali Broker del cliente e Broker di riassicurazione dei medesimi rischi, anche
se l’attività viene svolta da altra società riferita al medesimo gruppo finanziario, in tale
situazione il Broker dovrà gestire tali conflitti in modo da prevenire e limitare eventuali
pregiudizi per il cliente.
RAPPORTI CON GLI ASSICURATORI
Il Broker è tenuto a presentare, nella massima buona fede, proposte assicurative chiare e
veritiere ed il più possibile documentate.
Cura il dialogo costante e costruttivo con gli assicuratori attraverso flussi informativi efficaci.
Ai fini del corretto svolgimento dell’incarico, il Broker – ove non ne sia già in possesso – deve
sempre domandare alla compagnia di riferimento le informazioni utili e necessarie
(compreso il POG del prodotto) per distribuire correttamente il prodotto.
Il Broker ha facoltà di chiedere alla compagnia i moduli da essa predisposti (ad esempio,
per la raccolta di informazioni, per la valutazione di adeguatezza dei prodotti e per
l’adeguata verifica prevista dalle disposizioni in materia antiriciclaggio) e di utilizzarli ove
ritenuti congrui all’obiettivo.
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Codice Deontologico
Resta fermo che il Broker è un professionista indipendente dalle compagnie e,
conseguentemente, il suo comportamento e i suoi giudizi possono discostarsi dalle istruzioni
e dalle valutazioni delle compagnie.
Il Broker è tenuto a richiedere preventiva autorizzazione dalle compagnie per pubblicizzare
espressamente i loro prodotti e, in generale, a collaborare con le compagnie, anche in
caso di richieste di informazioni da parte di queste ultime, fermo restando che tali richieste
devono essere congrue e proporzionate – anche nei metodi – all’obiettivo perseguito.
RAPPORTI CON I COLLEGHI
PRINCIPI SPECIALI:
Nei rapporti con i colleghi, il Broker agisce con spirito di lealtà e solidarietà.
Pur all’interno di un rapporto di concorrenza, si astiene da iniziative o comportamenti
seppur intrapresi con “spirito commerciale” tendenti ad acquisire in modo scorretto clienti
assistiti da altro Broker.
Deve rispettare i principi espressi nelle normative vigenti riguardo all’operatività sul mercato
ed eventuali collaborazioni e, in caso di stipula di accordi di collaborazione, non deve
prendere contatti diretti con i clienti del Broker proponente, salvo diversi accordi tra le parti.
Il Broker deve evitare apprezzamenti denigratori nei confronti dei colleghi e del loro
operato. Quando è chiamato a dare un giudizio professionale sull’opera di un collega,
deve focalizzarsi su valutazioni oggettive.
I doveri di solidarietà e lealtà nei confronti dei colleghi non impediscono opportune
iniziative al Broker che venisse a conoscenza di comportamenti di altri Broker in grave
contrasto con l’interesse del cliente o comunque con le norme del presente Codice.
Devono essere evitati rapporti con gli intermediari che non si attengano all’etica del
mercato ed agli usi di mediazione segnalando all’Associazione ogni atteggiamento
scorretto.
CONTROVERSIE – COLLEGIO DEI PROBIVIRI:
Il Broker che non si attiene alle disposizioni del presente Codice sarà sottoposto al giudizio
del Collegio dei Probiviri su richiesta scritta presentata al Presidente dell’Associazione.
Soprattutto in caso di contrasto tra Broker, questi sono tenuti a rivolgersi preventivamente
al giudizio del Collegio dei Probiviri, nella sua qualità di organismo di conciliazione interno,
prima di adire le vie legali.
Il Broker che si sottrae o si rifiuta di accettare il giudizio del Collegio dei Probiviri è passibile
di sanzioni da parte dell’Associazione.
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Codice Deontologico
Nel caso in cui il Collegio dei Probiviri non sia in grado di giungere ad una decisone o,
comunque, qualora la decisione del Collegio non sia condivisa, le parti saranno tenute a
sottoporre, le controversie nascenti dai rapporti di collaborazione e/o passaggi di
portafoglio e/o mancato rispetto delle norme di cui al presente Codice – ivi comprese
quelle relative alla sua interpretazione, validità, efficacia, esecuzione – ad un organismo di
mediazione riconosciuto, prima di iniziare qualsiasi procedimento giudiziale.
RAPPORTI CON LE AUTORITÀ
Il Broker favorisce, e in nessun caso ostacola, l’efficace svolgimento dei compiti istituzionali
di IVASS e di ogni altra Autorità competente.
PASSAGGI DI PORTAFOGLIO
In caso di subentro di un Broker ad altro Broker, si applicano le previsioni che seguono.
PRINCIPI GENERALI:
Il Broker subentrante è tenuto ad informare il cliente dei diritti spettanti al Broker cessante.
Il cliente, in virtù dell’incarico precedentemente conferito non è sollevato da ogni e
qualsiasi onere, a meno di espresso accordo sottoscritto ed accettato dal Broker
subentrante, che se ne faccia carico in sua vece.
Prima di accettare un incarico, il Broker subentrante deve, in particolare:
a) verificare l’ambito di applicazione del mandato conferito precedentemente al Broker
cessante e la presenza di una clausola di esclusiva in favore di questo;
b) verificare se il cliente abbia informato il Broker cessante della sostituzione e, qualora
applicabile in base agli accordi con il precedente Broker, verificare che il cliente
abbia debitamente manifestato la revoca dell’incarico conferito al Broker
precedente, nel rispetto dei termini di preavviso ivi previsti;
c) invitare il cliente a pagare tempestivamente il compenso eventualmente dovuto in
via diretta dal cliente al precedente Broker.
Dopo l’accettazione dell’incarico, nel caso in cui il cliente non abbia debitamente
informato il Broker cessante della sostituzione, il Broker subentrante deve provvedere ad
informare il Broker cessante senza indugio, tramite pec.
Il Broker che subentra ad altro Broker deve sempre adoperarsi affinché il collega uscente
venga regolarmente soddisfatto delle sue competenze in conformità alle previsioni del
presente Codice.
Il Broker cessante deve prestare al Broker subentrante piena collaborazione affinché il
subentro avvenga, ove possibile, senza pregiudizio per il cliente. A tal fine, deve
trasmettergli senza indugio, previo consenso del cliente, ed in conformità alle previsioni del
GDPR, tutta la documentazione in suo possesso, compresa quella inerente i sinistri.
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Codice Deontologico
DIRITTO AL COMPENSO:
Nel caso di passaggio dell’incarico da un Broker ad un altro, qualora l’incarico del Broker
cessante sia stato conferito per iscritto
(i) in via esclusiva – genericamente o per specifici affari / singoli rischi / programmi
assicurativi determinati – ovvero
(ii) anche non espressamente in via esclusiva ma comunque limitato alla copertura di
specifici affari / singoli rischi / programmi assicurativi determinati,
il Broker subentrante deve, in aggiunta e attuazione dei Principi generali che precedono:
- dare comunicazione del subentro al Broker cessante tramite pec, in tempi veloci
rispetto alla data dall’assunzione dell’incarico; e - ripartire le provvigioni o le altre forme di remunerazione secondo i seguenti criteri.
Competono al Broker cessante, salvo diverso accordo fra le parti: - per le polizze annuali: le provvigioni (o qualsiasi altra forma di remunerazione)
maturate sui contratti conclusi o sui contratti in corso la cui data di rinnovo o proroga
cada entro la data di scadenza naturale del suo incarico o di efficacia della
disdetta secondo i termini contrattuali previsti; - per le polizze poliennali: le provvigioni (o qualsiasi altra forma di remunerazione)
maturate sui contratti poliennali in corso, limitatamente al premio la cui scadenza
annua cada entro la data di scadenza naturale del suo incarico o di efficacia della
disdetta secondo i termini contrattuali previsti. Per le due annualità successive alla
prima, al Broker cessante dovrà essere riconosciuta dal Broker subentrante una
percentuale pari al 50% delle provvigioni (o altra di forma di remunerazione) cui il
Broker cessante avrebbe avuto diritto; - le provvigioni sui premi di regolazione e/o conguaglio di premi anticipati e/o proroghe
da lui incassati e sulle rate frazionate del premio annuo, di cui abbia incassato la prima
rata.
Si precisa che, anche nel caso in cui il Broker cessante sia titolare di un incarico generale
conferito in esclusiva, non sono dovute dal broker subentrante le provvigioni (o altra forma
di remunerazione) che dovessero maturare per la copertura di tipologia di rischi del tutto
nuovi e diversi rispetto a quelli rientranti nel portafoglio già intermediato dal Broker cessante,
entro la data di scadenza naturale del suo incarico o di efficacia della disdetta secondo i
termini contrattuali previsti, di conseguenza tali provvigioni restano di pertinenza del Broker
subentrante.
Al fine di quantificare le provvigioni (o altra forma di remunerazione) spettanti al Broker
cessante, il Broker subentrante è tenuto a collaborare anche, se del caso, fornendo
adeguata documentazione per determinare i compensi da retrocedere. Se il Broker
subentrante non ottempera a quest’obbligo, il Broker cessante sarà autorizzato a rivolgersi
direttamente alle imprese di riferimento per acquisire tali informazioni.
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Nel caso di mancato riscontro delle compagnie ovvero qualora il compenso fosse costituito
da forme di remunerazione diverse dalle provvigioni, l’importo da retrocedere (come già
precisato ad onere del Cliente, salvo specifica presa in carico di tale impegno da parte
del Broker subentrante) dovrà essere dimostrato dal broker cessante sulla base di quanto
assume sia il suo danno e potrà essere calcolato anche tenendo conto delle commissioni
medie “di mercato” praticate per incarichi/affari/contratti assicurativi similari o assimilabili.
In caso di contratti che presentino caratteristiche particolari con riguardo a durata, premio
e disciplina del rischio, il Broker è tenuto a rimettere la valutazione al giudizio del Collegio
dei Probiviri.
Nel caso di polizze la cui rata annuale scada lo stesso giorno in cui scade l’incarico del
Broker cessante, le provvigioni (o altra forma di remunerazione) spettano per il 50% al Broker
subentrante e per il 50% al Broker cessante.
L’eventuale modifica della “Clausola Broker” riportata nelle polizze oggetto del passaggio
di portafoglio non pregiudica in alcun modo le previsioni del presente Codice in tema di
passaggio di portafoglio e di diritto al compenso per l’attività svolta.
Qualora l’incarico preveda la gestione dei sinistri, detta gestione passerà al Broker
subentrante con effetto dalla scadenza contrattuale dell’incarico del Broker cessante,
salvo diverso accordo scritto tra le parti. Il Broker cessante dovrà mettere a disposizione del
Broker subentrante tutta la relativa documentazione in suo possesso, nel rispetto delle
norme vigenti.
In caso di controversia sulla competenza e/o la quantificazione delle provvigioni o di altre
forme di remunerazione conseguenti ad un passaggio di portafoglio, il Broker che richieda
il parere del Collegio dei Probiviri dovrà:
a. documentare l’ammontare delle provvigioni o di qualsiasi altra forma di
remunerazione che, a suo avviso, avrebbe diritto di percepire;
b. motivare le ragioni della sua richiesta.
I due Broker interessati nella vertenza saranno tenuti ad attenersi al parere espresso dal
Collegio dei Probiviri, ai sensi dello Statuto dell’Associazione, da ritenersi vincolante per gli
Associati. Il Broker che si sottrae o si rifiuta di accettare il giudizio del Collegio dei Probiviri è
passibile di sanzioni dall’Associazione.
Qualora il parere non possa essere formulato in base all’applicazione dei criteri stabiliti dal
presente Codice, il Collegio dei Probiviri, nella definizione del suo parere, si pronuncia
secondo equità.
NORMA TRANSITORIA
Il presente codice entra in vigore a far data dal 29.02.2024
